Tinta-rakyat.com-Maluku//Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan.
Arsip vital mempunyai manfaat besar bagi organisasi penciptanya, bukan hanya sebagai bahan perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan, dan bukti akuntabilitas kinerja, melainkan menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat digantikan apabila rusak atau hilang.
Dukungan pelaksanaan terhadap penguatan program Reformasi Birokrasi di lingkungan BKKBN sebagaimana telah di atur pada Peraturan Kepala BKKBN Nomor 19 Tahun 2020 tentang Road Map Reformasi Birokrasi BKKBN 2020-2024. Sasaran yang menjadi prioritas reformasi birokrasi di BKKBN salah satunya adalah Indeks Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) dan didukung dengan Pelayanan publik yang prima.
Terhadap isu tersebut Perwakilan BKKBN Provinsi Maluku lewat rencana aksi Perubahan Sekretaris Perwakilan BKKBN Provinsi Maluku Mincie H Ubro, S.Hut., M.Si melakukan Peningkatan Manajemen Tata Kelola Adminitrasi Melalui Sistem Adminitrasi Vital (SAVITA) pada Perwakilan BKKBN Provinsi Maluku.
Kepala Perwakilan BKKBN Provinsi Maluku Dra. Renta Rego menyambut baik dan menyatakan mendukung terhadap Implementasi Aksi Perubahan dengan Judul “Peningkatan Manajemen Tata Kelola Administrasi Melalui Sistim Administrasi Vital (SAVITA) yang akan dilaksanakan oleh Mincie H Ubro, S.Hut., M.Si sebagai peserta pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan VII tahun 2023.
“Harapan saya dengan adanya Implementasi Aksi Perubahan ini dapat menjamin keselamatan dan keamanan Arsip Vital serta meningkatkan sistim pengelolaan manajemen tata laksana persuratan dilingkungan Perwakilan BKKBN Maluku” harap Renta.
Kepada Tim Humas BKKBN Maluku Sekretaris Perwakilan BKKBN Provinsi Maluku Mincie H Ubro, S.Hut., M.Si menyampaikan Aksi perubahan ini akan sangat berkontribusi dalam membantu organisasi untuk meningkatkan capaian indeks sistem tata kelola dukungan administrasi, dan kinerja pegawai dalam pengelolaan kearsipan.
“Hal tersebut akan menguatkan upaya organisasi untuk mewujudkan pelaksanaan reformasi birokrasi terutama pada aspek birokrasi yang kapabel terutama pada minimnya inovasi pada sistem pemerintahan berbasis elektronik,” jelas mincie.
Lanjutnya Sekban BKKBN Maluku ini juga menjelaskan “Dari hal tersebut, maka inovasi yang akan kami tawarkan adalah pengalihan pengelolaan manajemen kinerja pegawai dalam mendokumentasikan kearsipan secara konvensional menjadi berbasis elektronik. Terkait hal tersebut, maka inovasi pada rancangan Rancangan Aksi Perubahan ini yaitu “Peningkatan ManagemenTata Kelola Administrasi melalui Aplikasi Sistim Administrasi VItal (SAVITA) pada Perwakilan BKKBN Provinsi Maluku,” lanjut Sekban.
Pada pelaksanaan rencana aksi tersebut juga memperhatikan pada Area dan Fokus Aksi Perubahan dimana dalam reformasi birokrasi yang menjadi focus aksi perubahan pada yaitu Penataan dan penguatan organisasi, Penataan tatalaksana, dan pada program manajemen perubahan focus pada Organisasi dan Tata laksana.
Mincie menjelaskan Tujuan dari implementasi aksi perubahan akan menyediakan aplikasi Sistem Administrasi Vital (SAVITA) pada Perwakilan BKKBN Provinsi Maluku untuk mengefektifkan sistim penyimpanan arsip dokumen vital secara digital. Dan mengintergrasikan manajemen tatalaksana dan tatakelola surat, pada aplikasi Sistem administrasi Vital (SAVITA) pada Perwakilan BKKBN Provinsi Maluku.
“Manfaat aksi perubahan Jangka pendek mengefektifkan dan efisien proses pekerjaan lingkungan perwakilan BKKBN Provinsi Maluku, memperluas sistim proses kerja, meningkatkan kinerja public dalam mengefektifkan penggunaan waktu dalam proses pekerjaan. Untuk Jangka menengah Pengembangan Kompetensi untuk pengawai lingkugan Perwakilan BKKBN Provinsi Maluku, tertibnya adminstrasi dokumen vital terseting / tersimpan dengan rapih. Serta untuk Jangka Panjang dapat terlaksananya penggunaan sistim adminstrasi digitalisasi organisasi yang sesuai dengan Reformasi Birokrasi yaitu meningkatkan pelayan publik,” pungkasnya.
Untuk menjawab masalah dalam ruang lingkup aksi perubahan belum tersedianya sistem informasi yang mendukung pengelolaan manajemen dokumen perkantoran yang akuntabel program kegiatan yang dilaksanakan sebagai berikut Forum Discusion Group (FGD) tim efektif, legalisasi SK tim efektif, menyusun SOP Aplikasi, koordinasi dengan tim IT/programmer, merancang aplikasi, legalisasi SDM pengelola / admin, workshop / pelatihan bagi pengelola / admin, pengumpulan dan digitalisasi pdf dokumen surat oleh semua bidang, penginputan data yang sudah terkumpul, uji coba aplikasi SAVITA, launching aplikasi, mengontrol dan memastikan data yang sudah masuk sesuai dengan target yang ditetapkan dan dapat diakses oleh admin/pengelola.
